Organisation & Transfert d’archives
Transfert
d’archives à Paris
Organisez le déplacement de vos archives avec un inventaire, un repérage des boîtes et des consignes de réception. Les prestations et les besoins de stockage sont à préciser selon votre projet.
Confidentialité & Rigueur
Le transfert d’archives se prépare en identifiant les boîtes à déplacer, les services concernés et leurs emplacements d’arrivée. Désignez un référent pour centraliser les consignes et conserver la liste de correspondance avec les dossiers.
Précisez les documents qui doivent rester accessibles pendant le déménagement. L’emballage, la manutention et la disposition des boîtes à l’arrivée doivent être définis au devis. Pour un stockage intermédiaire, faites confirmer les délais et les modalités de récupération avant le départ des archives.
Repérage
Boîtes et destinations
Réception
Contrôle de l’inventaire
Expertise Documentaire
Volume
Nombre de boîtes, dimensions et mobilier de rangement à déplacer.
Repérage
Numérotation des boîtes et plan des emplacements d’arrivée à préparer.
Consignes
Fermeture des boîtes, personnes habilitées et exigences particulières à préciser.
Accès aux dossiers
Documents prioritaires et retraits pendant un stockage à anticiper.
Préparer le devis et la réception de vos archives
Indiquez les deux adresses, les étages, les ascenseurs, les possibilités de stationnement et la date souhaitée. À l’arrivée, prévoyez une personne pour rapprocher les boîtes reçues de l’inventaire et signaler les écarts constatés. Le tri du contenu, la numérisation et la destruction documentaire ne doivent pas être supposés inclus dans une prestation de transport.
Si les archives accompagnent le mobilier, consultez notre page transfert de bureaux. Pour un besoin intermédiaire, préparez les conditions de stockage et de restitution. Décrivez le volume et les contraintes dans votre demande de devis de transfert d’archives.
FAQ Archivage
Proposez-vous le stockage sécurisé des archives ?
Si votre projet nécessite du stockage, indiquez le volume d’archives, la durée envisagée et la fréquence des retraits. Faites confirmer le lieu, les conditions de conservation, les modalités d’accès et les garanties avant de retenir une solution.
Comment identifier les boîtes avant le transfert ?
Préparez une liste numérotée des boîtes avec leur service et leur emplacement de destination. Conservez en interne la correspondance avec le contenu des dossiers. Précisez au devis qui prépare les boîtes, réalise le repérage et les installe à l’arrivée.
Comment préparer le transport de documents confidentiels ?
Désignez les personnes autorisées à remettre et réceptionner les boîtes. Communiquez vos exigences de fermeture, de repérage et de suivi pour faire confirmer les moyens adaptés au devis. Évitez de faire apparaître des informations sensibles sur les étiquettes extérieures.
Que faut-il préciser dans un devis de transfert d’archives ?
Indiquez le nombre de boîtes ou le volume estimé, les adresses, les accès, le calendrier et le plan de rangement souhaité. Faites distinguer l’emballage, le transport, la manutention et le stockage éventuel. Signalez les documents qui doivent rester accessibles pendant le transfert.